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Klausurtagung über zwei Tage: eine Agenda zum Übernehmen

· Von Redaktion BookWorkations

Ein bordeauxroter Kalender mit einem Bleistift darin, vor weißem Hintergrund
Foto: Philippe Alès · CC BY-SA 4.0

Eine zweitägige Klausurtagung bietet Raum für die großen Fragen: Wo stehen wir, wohin wollen wir, und was machen wir in diesem Jahr anders? Das größte Risiko ist eine Agenda voller Präsentationen, mit zu wenig Zeit für echte Entscheidungen. Unten finden Sie eine Struktur, die Sie übernehmen und anpassen können, mit Zeiten, Blöcken und Tipps.

Vor der Klausurtagung: Ziel und Vorbereitung

Beginnen Sie mit einer Leitfrage für jeden Tag. Am ersten Tag fragen Sie, wo Sie stehen. Am zweiten Tag fragen Sie, was Sie daraus machen. Lässt sich das Ziel nicht in einem Satz sagen, hält auch die Agenda nicht zusammen.

  • Benennen Sie die Entscheidungsträger und laden Sie sie für beide Tage ein, nicht nur für die Eröffnung.
  • Bitten Sie um eine Vorab-Lektüre von höchstens einer Seite, mit den wichtigsten Zahlen des vergangenen Jahres.
  • Setzen Sie eine Moderation ein, die nicht selbst für den Plan zuständig ist, der besprochen wird.
  • Legen Sie vorab fest, worüber Sie nicht sprechen, damit die Zeit den großen Entscheidungen gehört.

Tag 1: Wo stehen wir?

Der erste Tag dient dem Lagebild: Was ist passiert, was verändert sich, und was bedeutet das für uns?

  • 9.00 Uhr Ankunft und Kaffee
  • 9.30 Uhr Eröffnung durch die Leitung: das Ziel, das erwartete Ergebnis und was nicht auf dem Tisch liegt
  • 10.00 Uhr Rückblick: Was hat im vergangenen Jahr funktioniert, was nicht? (Kleingruppen)
  • 11.15 Uhr Pause
  • 11.30 Uhr Blick von außen: Was sehen wir bei Kundschaft, Wettbewerb und den eigenen Mitarbeitenden?
  • 12.30 Uhr Mittagessen
  • 13.30 Uhr Kernfragen je Gruppe: drei Chancen und drei Risiken
  • 15.00 Uhr Pause
  • 15.20 Uhr Plenum: Die Antworten der Gruppen werden zu einer kurzen Liste von Themen zusammengeführt
  • 16.30 Uhr Abschluss des ersten Tages, mit den Absprachen für den Abend
  • 19.00 Uhr Abendessen, zwanglos

Tag 2: Was tun wir?

Am zweiten Tag geht es um Entscheidungen. Schützen Sie die Zeit dafür und halten Sie die Plenumsrunden kurz.

  • 9.00 Uhr Check-in: Was ist Ihnen von gestern geblieben?
  • 9.30 Uhr Strategische Entscheidungen: höchstens drei Prioritäten wählen
  • 10.45 Uhr Pause
  • 11.00 Uhr Für jede Priorität: das Ziel, eine verantwortliche Person und eine Möglichkeit, den Fortschritt zu messen
  • 12.30 Uhr Mittagessen
  • 13.30 Uhr Machbarkeit: Passen die Pläne zu Budget und Kapazität des Teams?
  • 15.00 Uhr Pause
  • 15.20 Uhr Präsentation des Plans vor der Leitung, anschließend Feedback
  • 16.30 Uhr Abschluss: Entscheidungen, Verantwortliche und das erste Folgetreffen festhalten

Nach der Klausurtagung

Senden Sie innerhalb von zwei Arbeitstagen eine kurze Zusammenfassung mit den Entscheidungen, den offenen Fragen und den Verantwortlichen. Tragen Sie das Folgetreffen in den Kalender ein, bevor die Teilnehmenden abreisen. Überprüfen Sie die Prioritäten jedes Quartal und berichten Sie über den Fortschritt in der regulären Managementrunde. Eine Strategie, auf die man nicht zurückkommt, wird meist zu einem Dokument, das niemand liest.

Tipps für eine Agenda, die funktioniert

Kleine Entscheidungen im Zeitplan verändern, wie sich die zwei Tage anfühlen:

  • Halten Sie die Zahl der Prioritäten klein. Drei sind schon schwer genug.
  • Begrenzen Sie Präsentationen auf wenige Minuten und nutzen Sie die übrige Zeit für Diskussion.
  • Legen Sie die schwierigen Gespräche vor das Mittagessen, wenn die Teilnehmenden noch frisch sind.
  • Setzen Sie keine strategischen Entscheidungen nach dem Abendessen, wenn die Konzentration nachlässt.
  • Lassen Sie am zweiten Tag einen Slot offen für Fragen, die am ersten Tag aufgekommen sind.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Drei Fehler kehren in vielen Klausurtagungen wieder. Der erste: Die Tagung wird als Statusupdate behandelt, bei dem jedes Team berichtet und niemand entscheidet. Der zweite: Prioritäten werden gewählt, ohne die Kapazität zu prüfen. Der Plan sieht dann auf dem Papier gut aus und bleibt in der Praxis stecken. Der dritte: Die Menschen, die den Plan umsetzen müssen, werden nicht einbezogen. Erkennen Sie einen dieser Fehler in Ihrer Organisation wieder, sprechen Sie ihn zu Beginn an und vereinbaren Sie, wie Sie ihn vermeiden.

Häufige Fragen

Wie viele Personen sollten an einer Klausurtagung teilnehmen?

So wenige, wie für die Entscheidungen nötig sind, und genug, um sie umzusetzen. Eine Gruppe von etwa 8 bis 15 Personen funktioniert im Plenum und in Kleingruppen gut. Bei einer größeren Gruppe planen Sie Untergruppen und eine gemeinsame Abschlussrunde.

Brauchen wir eine externe Moderation?

Nicht unbedingt. Eine externe Moderation hilft, wenn die Leitung selbst mitdiskutieren möchte. Kann jemand aus der Organisation neutral leiten, kann auch das funktionieren.

Was ist, wenn wir am zweiten Tag nicht fertig werden?

Beginnen Sie den zweiten Tag mit den dringendsten Entscheidungen und vereinbaren Sie ein Folgetreffen, bevor die Tagung endet. Unfertige Themen legen Sie besser auf einen festen Termin, als sie offen zu lassen.

Wie halte ich die Strategie nach der Klausurtagung lebendig?

Verbinden Sie jede Priorität mit einer verantwortlichen Person und einer Kennzahl und prüfen Sie den Fortschritt in einem festen Termin, zum Beispiel jedes Quartal. Ein Plan, den niemand erneut prüft, verblasst leicht.