Strategiesessie van twee dagen: een agenda om over te nemen
· Door Redactie BookWorkations
Een strategiesessie van twee dagen geeft je ruimte voor de grote vragen: waar staan we, waar willen we naartoe en wat doen we dit jaar anders? Het grootste risico is een agenda vol presentaties met te weinig tijd voor echte keuzes. Hieronder vind je een opzet die je kunt overnemen en aanpassen, met tijden, blokken en tips.
Vooraf: doel en voorbereiding
Begin met één vraag per dag. Dag één vraagt waar je staat, dag twee wat je daarmee gaat doen. Lukt het niet om het doel in één zin te zeggen, dan houdt de agenda ook geen stand.
- Benoem wie de besluiten neemt en nodig ze voor beide dagen uit, niet alleen voor de opening.
- Vraag om een voorleesstuk van maximaal één pagina, met de belangrijkste cijfers van het afgelopen jaar.
- Kies een gespreksleider die niet zelf het plan is die besproken wordt.
- Spreek vooraf af wat je niet bespreekt, zodat de tijd naar de grote keuzes gaat.
Dag 1: waar staan we?
De eerste dag gaat over het beeld: wat is er gebeurd, wat verandert en wat betekent dat voor ons?
- 09.00 Ontvangst en koffie
- 09.30 Opening door de leiding: het doel, de verwachte uitkomst en wat niet op tafel ligt
- 10.00 Terugblik: wat werkte het afgelopen jaar, en wat niet? (kleine groepen)
- 11.15 Pauze
- 11.30 Buitenblik: wat zien we bij klanten, concurrenten en in ons eigen team?
- 12.30 Lunch
- 13.30 Kernvragen per groep: drie kansen en drie risico's
- 15.00 Pauze
- 15.20 Plenair: de antwoorden van de groepen samenvoegen tot een korte lijst met thema's
- 16.30 Afsluiting van dag één, met de afspraken voor de avond
- 19.00 Diner, informeel
Dag 2: wat gaan we doen?
De tweede dag gaat over keuzes. Bescherm de tijd daarvoor en houd de plenaire momenten kort.
- 09.00 Check-in: wat is je bijgebleven van gisteren?
- 09.30 Strategische keuzes: kies maximaal drie prioriteiten
- 10.45 Pauze
- 11.00 Per prioriteit: het doel, een eigenaar en een manier om de voortgang te meten
- 12.30 Lunch
- 13.30 Haalbaarheid: passen de plannen binnen het budget en de capaciteit van het team?
- 15.00 Pauze
- 15.20 Presentatie van het plan aan de leiding, gevolgd door feedback
- 16.30 Afsluiting: besluiten, eigenaren en de eerste vervolgafspraak vastleggen
Na de sessie
Stuur binnen twee werkdagen een korte samenvatting met de besluiten, de openstaande vragen en de eigenaren. Zet de vervolgafspraak in de agenda voordat iedereen vertrekt. Bekijk de prioriteiten elk kwartaal opnieuw en bespreek de voortgang in het vaste managementoverleg. Een strategie die niemand meer terugziet, wordt al snel een document dat niemand leest.
Tips voor een agenda die werkt
Kleine keuzes in het schema bepalen hoe de twee dagen aanvoelen:
- Houd het aantal prioriteiten klein. Drie is al lastig genoeg.
- Beperk presentaties tot een paar minuten en besteed de rest aan discussie.
- Plan de zware discussies vóór de lunch, als mensen nog fris zijn.
- Zet strategische besluiten niet na het diner, als de concentratie wegzakt.
- Houd op dag twee een vrij blok over voor vragen die op dag één zijn opgekomen.
Fouten die je wilt vermijden
Drie fouten komen in veel strategiesessies terug. De eerste is de sessie behandelen als een voortgangsrapportage, waarin elk team iets vertelt en niemand beslist. De tweede is prioriteiten kiezen zonder de capaciteit te checken, zodat het plan op papier klopt maar in de praktijk blijft steken. De derde is de mensen overslaan die het plan straks moeten uitvoeren. Herken je één van deze fouten in je organisatie, benoem die dan aan het begin en spreek af hoe je hem voorkomt.