Een teamoffsite in het buitenland organiseren

Begin met het doel

Bepaal waarmee het team naar huis moet gaan: een strategie voor volgend jaar, een werkend prototype, of gewoon een hechter team. Het doel bepaalt bijna al het andere: hoe lang je gaat, welke ruimtes je nodig hebt en hoeveel van de tijd een programma heeft.

Schrijf het op in één zin en deel het met het team voordat je boekt. Dan kan iedereen zich voorbereiden, en kies je makkelijker een locatie.

Kies het moment en de duur

• Eén of twee dagen: een heidag of een korte sessie over één vraag. Kies een locatie op een paar uur rijden.
• Drie tot vijf nachten: een hackweek, een workation of een mix van werk en tijd samen. Dan is een langere rit of een treinreis de moeite waard.
• Kijk naar vakanties en drukke periodes in de agenda's van het team voordat je locaties bekijkt, en houd een tweede keus voor de data.

Ken je groep

Tel wie er meegaat, en vraag vroeg naar kamers delen, dieetwensen en toegankelijkheid. Het aantal slaapplaatsen en hoe mensen willen slapen beperken de keus aan locaties sneller dan wat dan ook. Houd wat ruimte voor late aanmelders.

Plan de reis

• Met de auto: de reistijden van jouw stad naar elke locatie staan op BookWorkations; onder de zes uur blijft de eerste dag bruikbaar.
• Met de trein: de hogesnelheidslijnen naar Parijs en verder naar Tours, Angers of Lille maken de Loirevallei en het noorden van Frankrijk bereikbaar; regel vervoer vanaf het station.
• Samen: als groep reizen, in een paar auto's of in dezelfde trein, is vaak het eerste goede moment van de reis.

Zorg dat het team kan werken

Op elke locatiepagina van BookWorkations staan de vergaderruimtes, werkplekken en wifi, en wat nog niet bevestigd is, is gemarkeerd.

• Een ruimte waar iedereen past, met een scherm, en een of twee ruimtes voor kleinere groepen.
• Wifi die snel genoeg is voor de hele groep tegelijk; vraag de locatie naar de snelheid en neem een 4G/5G-router mee als reserve.
• Een bureau of tafelplek en een stopcontact voor iedereen als je op laptops gaat werken.

Eten en drinken

Samen eten is een groot deel van een offsite, maar elke avond koken voor 15 mensen kost het team uren. Een privékok of catering op de locatie houdt de avonden vrij; ontbijt en lunch mogen eenvoudig zijn. Plan minstens één diner buiten de deur, als er een goede plek in de buurt is.

Maak een programma met ruimte

Plan de belangrijke sessies 's ochtends, als iedereen fris is, en houd de middagen lichter: kleinere groepen, een wandeling, een activiteit. Laat elke dag vrije tijd. Een facilitator helpt als de leidinggevende van het team zelf ook mee wil praten.

Bepaal een budget

De grootste kosten zijn het verblijf, eten, reizen en extra's zoals een facilitator of activiteiten. Op de locatiepagina's staat een vanaf-prijs als die bekend is, zodat je kunt vergelijken voordat je een offerte vraagt.

Na afloop

Stuur binnen een paar dagen een korte samenvatting: wat jullie besloten, wie wat gaat doen, en een paar foto's. Vraag het team wat je moet houden en wat er anders kan; dan is de volgende offsite makkelijker te plannen.