Leitfaden

Team-Offsite im Ausland planen: Leitfaden mit Checkliste

Ein gutes Team-Offsite beginnt Wochen, bevor jemand die Tasche packt. Dieser Leitfaden geht die Entscheidungen in der Reihenfolge durch, die am meisten Zeit spart: vom Ziel der Reise bis zum letzten Abend. Er richtet sich an Teams von etwa 8 bis 40 Personen, die in ein Schloss oder auf ein Landgut fahren. Das meiste gilt aber überall.

4 Min. Lesezeit

  1. Beginnen Sie mit dem Ziel

    Legen Sie fest, womit das Team zurückkommen soll: mit einer Strategie für das nächste Jahr, einem funktionierenden Prototyp oder einfach mit mehr Zusammenhalt. Das Ziel bestimmt fast alles andere: wie lange Sie bleiben, welche Räume Sie brauchen und wie viel Zeit fest verplant ist.

    Halten Sie das Ziel in einem Satz fest und teilen Sie es mit dem Team, bevor Sie buchen. Das hilft allen bei der Vorbereitung und erleichtert die Wahl der Location.

  2. Wählen Sie Zeitpunkt und Dauer

    • Ein oder zwei Tage: ein Strategietag oder eine kurze Session zu einer einzigen Frage. Wählen Sie eine Location, die nur wenige Autostunden entfernt liegt.
    • Drei bis fünf Nächte: eine Hackweek, eine Workation oder eine Mischung aus Arbeit und gemeinsamer Zeit. Dann lohnt sich auch eine längere Fahrt oder eine Zugreise.
    • Prüfen Sie Ferien und Stoßzeiten in den Kalendern des Teams, bevor Sie sich Locations ansehen. Halten Sie außerdem einen Ausweichtermin bereit.

  3. Klären Sie, wer mitkommt

    Zählen Sie, wer mitkommt, und fragen Sie früh nach Zimmeraufteilung, Ernährungswünschen und Barrierefreiheit. Die Zahl der Schlafplätze und die Frage, wer wie schlafen möchte, grenzen die Auswahl an Locations schneller ein als alles andere. Planen Sie etwas Spielraum für Nachmeldungen ein.

  4. Planen Sie die Anreise

    • Mit dem Auto: Auf BookWorkations sehen Sie die Fahrzeit von Ihrer Stadt zu jeder Location. Bei weniger als sechs Stunden bleibt der erste Tag nutzbar.
    • Mit dem Zug: Hochgeschwindigkeitszüge fahren von Paris nach Tours, Blois und Angers sowie nach Lille. Fragen Sie die Location nach einem Transfer vom Bahnhof.
    • Gemeinsam: Die gemeinsame Anreise, in ein paar Autos oder im selben Zug, ist oft der erste schöne Moment des Offsites.

  6. Sorgen Sie dafür, dass das Team arbeiten kann

    Jede Location-Seite auf BookWorkations nennt Tagungsräume, Schreibtische und WLAN. Was noch nicht bestätigt ist, ist gekennzeichnet.

    • Ein Tagungsraum mit Bildschirm, in den alle passen, dazu ein oder zwei Gruppenräume.
    • WLAN, das für die ganze Gruppe gleichzeitig schnell genug ist. Fragen Sie die Location nach der Geschwindigkeit und nehmen Sie einen 4G/5G-Router als Reserve mit.
    • Für alle einen Schreibtisch oder Platz am Tisch und eine Steckdose, wenn Sie am Laptop arbeiten wollen.

  7. Essen und Trinken

    Gemeinsame Mahlzeiten sind ein wichtiger Teil jedes Offsites. Jeden Abend für 15 Personen zu kochen, kostet das Team aber Stunden. Mit einem Privatkoch oder Catering vor Ort bleiben die Abende frei. Frühstück und Mittagessen dürfen einfach sein. Planen Sie mindestens ein Abendessen auswärts ein, wenn es in der Nähe ein gutes Restaurant gibt.

  8. Planen Sie ein Programm mit Freiraum

    Legen Sie die wichtigen Sessions auf den Vormittag, wenn alle frisch sind, und gestalten Sie die Nachmittage leichter: kleinere Gruppen, ein Spaziergang, eine Aktivität. Lassen Sie jeden Tag freie Zeit. Eine Moderation hilft, wenn die Teamleitung selbst mitdiskutieren möchte.

  9. Legen Sie ein Budget fest

    Die größten Posten sind Übernachtung, Essen, Anreise und Extras wie Moderation oder Aktivitäten. Location-Seiten zeigen einen Ab-Preis, sofern er bekannt ist. So können Sie vergleichen, bevor Sie ein Angebot anfragen.

    16 Personen3 Nächte75 € pro Person und Nacht3.600 € für den Aufenthalt
    Ein Beispiel mit runden Zahlen. Essen, Anreise und Extras kommen hinzu.

  10. Nach dem Offsite

    Schicken Sie innerhalb weniger Tage eine kurze Zusammenfassung: was Sie beschlossen haben, wer als Nächstes was übernimmt, dazu ein paar Fotos. Fragen Sie das Team, was bleiben und was sich beim nächsten Mal ändern soll. So lässt sich das nächste Offsite leichter planen.

Checkliste

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Häufige Fragen

Wie weit im Voraus sollten wir ein Team-Offsite planen?

Beginnen Sie bei einer Reise mit mehreren Übernachtungen zwei bis vier Monate im Voraus. Dann haben Sie noch eine Auswahl an Locations und Terminen. Eine eintägige Session in der Nähe lässt sich in wenigen Wochen organisieren.

Welche Gruppengröße ist gut für ein Offsite?

Diskussionen funktionieren meist am besten mit bis zu etwa 15 Personen. Größere Gruppen teilen sich für einzelne Programmpunkte in kleinere Gruppen auf. BookWorkations bietet Locations für Gruppen ab etwa 8 Personen, auch für 30 und mehr.

Kann BookWorkations bei der Organisation des Offsites helfen?

Wir helfen Ihnen, eine Location zu finden, und prüfen die Verfügbarkeit. Sie können Ihrer Anfrage einen Privatkoch, eine Moderation und Transfers vom Bahnhof hinzufügen. Wir fragen das dann bei der Location an. Mit „Wir suchen für Sie“ beschreiben Sie Ihre Pläne, und wir schicken Ihnen eine Auswahl passender Locations.