Séminaire stratégique de deux jours : un programme à copier

Avant le séminaire : objectif et préparation

Commencez par une question pour chaque jour. Le premier jour demande où vous en êtes, le second ce que vous allez en faire. Si vous ne pouvez pas formuler l’objectif en une phrase, le programme ne tiendra pas non plus.

• Désignez les décideurs et invitez-les pour les deux jours, pas seulement pour l’ouverture.
• Demandez un document de lecture préalable d’une page au maximum, avec les chiffres clés de l’année écoulée.
• Faites appel à un animateur qui n’est pas la personne dont le plan est en discussion.
• Convenez à l’avance de ce dont vous ne parlerez pas, pour que le temps soit consacré aux grands choix.

Jour 1 : où en sommes-nous ?

Le premier jour sert à dresser l’état des lieux : ce qui s’est passé, ce qui change et ce que cela signifie pour nous.

• 9 h 00 Accueil et café
• 9 h 30 Ouverture par la direction : l’objectif, le résultat attendu et ce qui n’est pas sur la table
• 10 h 00 Bilan : qu’est-ce qui a fonctionné l’an dernier, et qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? (petits groupes)
• 11 h 15 Pause
• 11 h 30 Regard extérieur : que voyons-nous chez les clients, chez les concurrents et parmi nos propres collaborateurs ?
• 12 h 30 Déjeuner
• 13 h 30 Questions clés par groupe : trois opportunités et trois risques
• 15 h 00 Pause
• 15 h 20 Séance plénière : rassembler les réponses des groupes en une courte liste de thèmes
• 16 h 30 Clôture du premier jour, avec les accords pour la soirée
• 19 h 00 Dîner, dans une ambiance informelle

Jour 2 : que ferons-nous ?

Le deuxième jour porte sur les choix. Protégez le temps qui leur est consacré et gardez les séances plénières courtes.

• 9 h 00 Tour de table : qu’avez-vous retenu d’hier ?
• 9 h 30 Choix stratégiques : retenir trois priorités au maximum
• 10 h 45 Pause
• 11 h 00 Pour chaque priorité : l’objectif, un responsable et une manière de mesurer les progrès
• 12 h 30 Déjeuner
• 13 h 30 Faisabilité : les plans correspondent-ils au budget et à la capacité de l’équipe ?
• 15 h 00 Pause
• 15 h 20 Présentation du plan à la direction, suivie de retours
• 16 h 30 Clôture : consigner les décisions, les responsables et la première réunion de suivi

Après le séminaire

Envoyez un court compte rendu sous deux jours ouvrables, avec les décisions, les questions ouvertes et les responsables. Inscrivez la réunion de suivi à l’agenda avant que les participants ne repartent. Revoyez les priorités chaque trimestre et faites le point sur l’avancement lors de la réunion de direction habituelle. Une stratégie à laquelle on ne revient pas finit généralement en document que personne ne lit.

Conseils pour un programme qui fonctionne

De petits choix dans le planning changent la manière dont les deux jours se déroulent :

• Gardez un petit nombre de priorités. Trois, c’est déjà difficile.
• Limitez les présentations à quelques minutes et consacrez le reste à la discussion.
• Placez les discussions difficiles avant le déjeuner, quand les participants sont encore frais.
• Ne prévoyez pas de décisions stratégiques après le dîner, quand la concentration baisse.
• Laissez un créneau libre le deuxième jour pour les questions apparues le premier jour.

Erreurs à éviter

Trois erreurs reviennent dans de nombreux séminaires stratégiques. La première consiste à traiter le séminaire comme un point d’étape, où chaque équipe fait son rapport et personne ne décide. La deuxième consiste à choisir des priorités sans vérifier la capacité : le plan est beau sur le papier et s’enlise dans la pratique. La troisième consiste à laisser de côté les personnes qui devront mettre le plan en œuvre. Si vous reconnaissez l’une de ces erreurs dans votre organisation, nommez-la au début et convenez de la façon de l’éviter.