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Workation-Richtlinie schreiben: die nötigen Vereinbarungen

· Von Redaktion BookWorkations

Person arbeitet am Strand mit einem Laptop
Foto: AbhiSuryawanshi · CC BY-SA 4.0

Eine Workation bedeutet, von einem anderen Ort aus zu arbeiten, oft im Ausland und meist verbunden mit einigen freien Tagen. Bei einer Team-Workation kommen mehrere Kolleginnen und Kollegen an einem Ort zusammen. Ohne klare Vereinbarungen geraten solche Pläne schnell ins Stocken. Offen bleibt dann, wer was bezahlt, wann jemand erreichbar ist und was geschieht, wenn etwas schiefgeht. Dieser Artikel führt die Themen auf, die Sie in einer Richtlinie festhalten können. Er ist keine Rechtsberatung. Die passenden Entscheidungen und Regeln hängen von Ihrer Organisation, vom Land und von Ihren Mitarbeitenden ab.

Mit dem Zweck beginnen

Halten Sie zuerst fest, warum Sie Workations erlauben. Mögliche Gründe sind, Teams zusammenzubringen, den Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu geben oder Team-Workations zu organisieren. Der Zweck bestimmt, welche Regeln wirklich nötig sind. Viele Richtlinien werden zu schwerfällig, weil niemand den Zweck aufgeschrieben hat.

Legen Sie danach die Grundlagen fest:

  • Wer darf eine Workation beantragen: alle, ein Team oder nur mit Genehmigung?
  • Wie viele Tage pro Jahr und wie viele am Stück?
  • Wer genehmigt einen Antrag, und innerhalb welcher Frist?

Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

Eine Workation verändert den Ort, nicht die Arbeit. Halten Sie fest, wie Sie arbeiten und wann Ihre Mitarbeitenden erreichbar sind, besonders bei einer anderen Zeitzone.

  • Welche Kernarbeitszeiten gelten, und wie gehen Sie mit einer Zeitverschiebung um?
  • Wie zeigen Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit, z. B. im Kalender oder im Teamkanal?
  • Wie schnell antworten sie außerhalb der Kernarbeitszeiten auf Nachrichten und Anrufe?
  • Wie regeln Sie freie Tage und Feiertage des Landes, in dem jemand arbeitet?

Kosten und Erstattungen

Alle möchten das vorab klar geregelt haben. Unklarheiten beim Geld verderben die Stimmung am schnellsten.

  • Was bezahlt die Organisation: Reise, Unterkunft, Internet, einen Arbeitsplatz?
  • Welche Kosten tragen die Mitarbeitenden selbst?
  • Wie werden Auslagen abgerechnet, und welche Belege sind nötig?
  • Gibt es Obergrenzen pro Tag oder pro Aufenthalt?

Arbeitsplatz, Gesundheit und Sicherheit

Denken Sie an Ihre Fürsorgepflicht für den Arbeitsplatz, auch wenn er vorübergehend woanders liegt. Wie weit diese Pflichten außerhalb der Niederlande reichen, hängt vom Land und von der Situation ab. Fragen Sie die niederländische Arbeitsaufsicht (Arbeidsinspectie) oder eine Arbeitsschutzberatung und halten Sie in der Richtlinie fest, was Sie regeln und was nicht.

  • Welche Ausstattung stellt die Organisation bereit: einen guten Stuhl, einen Bildschirm, ausreichend Licht?
  • Was tun Mitarbeitende bei einem Unfall oder einer Krankheit, und wer wird angerufen?
  • Welche Orte sind als Arbeitsplatz nicht erlaubt, z. B. ein Bett oder ein Sofa?

Versicherungen

Eine Reise- oder Krankenversicherung, die Sie für den Urlaub nutzen, deckt Arbeit nicht immer ab. Prüfen Sie vor der Abreise, was Ihre Versicherung für das Land und den Zeitraum abdeckt, und fragen Sie die Organisation, was sie regelt.

  • Gilt Ihre Krankenversicherung in dem Land, in dem Sie arbeiten werden?
  • Deckt Ihre Reise- oder Reiserücktrittsversicherung auch Arbeit ab?
  • Gibt es eine Haftpflichtdeckung für Schäden an Geräten der Organisation?

Steuern und Sozialversicherung

Dieser Teil erfordert die meiste Sorgfalt, und eine allgemeine Antwort gibt es nicht. Ob Sie in einem anderen Land Steuern zahlen und ob die Sozialversicherungsbeiträge dort oder in den Niederlanden anfallen, hängt vom Land, von der Zahl der Tage, von Ihrem Vertrag und vom Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den Ländern ab. Für Arbeit in anderen EU-Ländern kann eine A1-Bescheinigung nötig sein. Die niederländische Sozialversicherungsbank (SVB) kann Ihnen sagen, ob sie für Sie gilt. Prüfen Sie die offiziellen Quellen und fragen Sie die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) oder eine Beratung vorher, nicht erst hinterher.

Dieser Artikel gibt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

  • Prüfen Sie auf der Website der Belastingdienst, welche Steuerregeln für Sie gelten.
  • Fragen Sie die SVB nach der A1-Bescheinigung und den Regeln zur Sozialversicherung.
  • Prüfen Sie auf Your Europe, welche Regeln für Arbeit in einem anderen EU-Land gelten.

Daten und Informationssicherheit

Die DSGVO gilt auch, wenn Mitarbeitende im Ausland arbeiten, denn sie erfasst personenbezogene Daten, die eine in der EU niedergelassene Organisation verarbeitet, wo auch immer die Verarbeitung stattfindet. Ein verlorener Laptop oder ein verlorenes Telefon mit personenbezogenen Daten kann eine Datenschutzverletzung sein. Nach der DSGVO muss eine Verletzung innerhalb von 72 Stunden, nachdem die Organisation davon erfahren hat, der Aufsichtsbehörde gemeldet werden, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für Personen. Halten Sie in der Richtlinie fest, wer eine Verletzung meldet und wie.

  • Arbeiten Sie nur mit Geräten und Konten, die die Organisation verwaltet, und über eine gesicherte Verbindung (VPN).
  • Verarbeiten Sie Unternehmensdaten nicht im öffentlichen WLAN ohne VPN.
  • Lassen Sie Geräte nicht am Strand, im Auto oder an der Bar liegen.
  • Nehmen Sie nur die personenbezogenen Daten mit, die Sie brauchen, und lassen Sie Kundendaten im System statt auf dem Laptop.

Vereinbarungen zur Workation selbst

Treffen Sie zum Schluss Vereinbarungen zur praktischen Seite des Aufenthalts:

  • Wie lange dauert eine Workation, und wie teilen Sie die Zeit zwischen Arbeit und Freizeit auf?
  • Welche Vereinbarungen gelten für Teamtermine und welche für den einzelnen Arbeitstag?
  • Wer ist die Ansprechperson, wenn etwas schiefgeht?

Auswerten und anpassen

Fragen Sie nach jeder Workation, was gut lief und was nicht. Eine Richtlinie, die ein Jahr lang nicht angepasst wurde, passt oft nicht mehr zur Praxis. Planen Sie eine kurze Auswertung im Kalender ein.

Eine Team-Workation planen

Wenn Sie eine Team-Workation planen und eine Location suchen, die Arbeit und Erholung verbindet, sehen Sie sich die Locations auf BookWorkations an. Lesen Sie auch die Seite zu Team-Workations.

Quellen

Häufige Fragen

Muss eine Workation immer vorher genehmigt werden?

Das entscheiden und regeln Sie selbst. Viele Organisationen verlangen eine Genehmigung, besonders bei einem längeren Aufenthalt oder in einem anderen Land. Machen Sie das Verfahren klar, damit alle wissen, was erwartet wird.

Wie lange darf ein Mitarbeitender aus dem Ausland arbeiten?

Ihre Richtlinie legt das Maximum für die Organisation fest. Daneben spielen Steuern, Sozialversicherung und in manchen Fällen Visa- oder Aufenthaltsregeln eine Rolle. Sie hängen vom Land und von der Situation ab, und dieser Artikel kann sie nicht beantworten.

Wer ist für den Arbeitsplatz verantwortlich?

Die Richtlinie sollte das benennen: Was stellt die Organisation bereit, und was regeln die Mitarbeitenden selbst? Fragen Sie im Zweifel eine Arbeitsschutzberatung oder die niederländische Arbeitsaufsicht (Arbeidsinspectie).

Was gilt, wenn ein Kollege in einem anderen Land arbeiten möchte?

Dann stellt sich sofort die Frage nach Steuern und Sozialversicherung. Lassen Sie sie vorher beantworten, nicht erst hinterher. Ohne Antwort gibt es keine Genehmigung.