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Rédiger une politique de workation : les accords à prévoir

· Par La rédaction de BookWorkations

Personne travaillant sur un ordinateur portable sur la plage
Photo : AbhiSuryawanshi · CC BY-SA 4.0

Une workation consiste à travailler depuis un autre endroit, souvent à l’étranger et généralement combiné avec quelques jours de temps libre. Lors d’une workation d’équipe, plusieurs collègues se retrouvent au même endroit. Sans accords clairs, de tels projets s’enlisent vite : qui paie quoi, quand chacun est-il joignable et que se passe-t-il en cas de problème ? Cet article énumère les sujets que vous pouvez consigner dans une politique. Il ne constitue pas un conseil juridique. Les bons choix et les bonnes règles dépendent de votre organisation, du pays et de vos collaborateurs.

Commencer par l’objectif

Notez d’abord pourquoi vous autorisez les workations. S’agit-il de réunir des équipes, d’offrir plus de flexibilité aux collaborateurs ou d’organiser des workations d’équipe ? L’objectif détermine les règles réellement nécessaires. Beaucoup de politiques deviennent trop lourdes parce que personne n’a écrit l’objectif.

Fixez ensuite les bases :

  • Qui peut demander une workation : tout le monde, une équipe, ou seulement avec accord préalable ?
  • Combien de jours par an, et combien d’affilée ?
  • Qui valide une demande, et dans quel délai ?

Horaires de travail et disponibilité

Une workation change le lieu, pas le travail. Consignez la façon dont vous travaillez et les moments où les collaborateurs sont joignables, surtout en cas de décalage horaire.

  • Quelles plages horaires communes s’appliquent, et comment gérez-vous un décalage horaire ?
  • Comment les collaborateurs indiquent-ils leur disponibilité, par exemple dans l’agenda ou dans le canal de l’équipe ?
  • En combien de temps répondent-ils aux messages et aux appels en dehors des plages communes ?
  • Comment réglez-vous les jours de congé et les jours fériés du pays où la personne travaille ?

Coûts et remboursements

Chacun veut que ce point soit clair à l’avance. Le flou sur les questions d’argent est le moyen le plus rapide de gâcher l’ambiance.

  • Que prend en charge l’organisation : voyage, hébergement, internet, un poste de travail ?
  • Quels frais restent à la charge du collaborateur ?
  • Comment présenter les notes de frais, et quels justificatifs faut-il ?
  • Existe-t-il des plafonds par jour ou par séjour ?

Poste de travail, santé et sécurité

Pensez à votre obligation de protéger la santé et la sécurité au poste de travail, même lorsqu’il se trouve temporairement ailleurs. L’étendue de ces obligations en dehors des Pays-Bas dépend du pays et de la situation. Renseignez-vous auprès de l’inspection du travail néerlandaise (Arbeidsinspectie) ou d’un conseiller en santé au travail, et consignez dans la politique ce que vous prenez en charge et ce que vous ne prenez pas en charge.

  • Quels équipements l’organisation fournit-elle : un bon siège, un écran, un éclairage suffisant ?
  • Que fait un collaborateur en cas d’accident ou de maladie, et qui appelle-t-on ?
  • Quels endroits sont exclus comme poste de travail, par exemple un lit ou un canapé ?

Assurances

Une assurance voyage ou maladie que vous utilisez pour les vacances ne couvre pas toujours le travail. Vérifiez avant le départ ce que votre assurance couvre pour le pays et la période, et demandez à l’organisation ce qu’elle prend en charge.

  • Votre assurance maladie est-elle valable dans le pays où vous allez travailler ?
  • Votre assurance voyage ou annulation couvre-t-elle aussi le travail ?
  • Existe-t-il une assurance responsabilité civile pour les dommages au matériel de l’organisation ?

Impôts et sécurité sociale

Ce point demande le plus de soin, et il n’existe pas de réponse générale. Le fait de payer des impôts dans un autre pays, et de verser les cotisations sociales là-bas ou aux Pays-Bas, dépend du pays, du nombre de jours, de votre contrat et de la convention fiscale entre les pays. Pour un travail dans d’autres pays de l’UE, une attestation A1 peut être nécessaire. La caisse néerlandaise des assurances sociales (SVB) peut vous dire si elle vous concerne. Consultez les sources officielles et interrogez à l’avance l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) ou un conseiller, et non après coup.

Cet article ne donne pas de conseil fiscal ou juridique.

  • Consultez le site de la Belastingdienst pour connaître les règles fiscales qui vous concernent.
  • Interrogez la SVB sur l’attestation A1 et sur les règles de sécurité sociale.
  • Consultez Your Europe pour connaître les règles applicables au travail dans un autre pays de l’UE.

Données et sécurité de l’information

Le RGPD s’applique aussi lorsque les collaborateurs travaillent à l’étranger, car il couvre les données personnelles traitées par une organisation établie dans l’UE, quel que soit le lieu du traitement. Un ordinateur portable ou un téléphone perdu contenant des données personnelles peut constituer une violation de données. Selon le RGPD, une violation doit être notifiée à l’autorité de contrôle dans les 72 heures après que l’organisation en a pris connaissance, sauf si elle n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les personnes. Consignez dans la politique qui notifie une violation et comment.

  • Travaillez uniquement avec des appareils et des comptes gérés par l’organisation, et via une connexion sécurisée (VPN).
  • Ne traitez pas de données de l’entreprise sur un wifi public sans VPN.
  • Ne laissez pas d’appareils sur la plage, dans la voiture ou au bar.
  • N’emportez que les données personnelles dont vous avez besoin, et laissez les données clients dans le système plutôt que sur votre ordinateur.

Accords sur la workation elle-même

Convenez enfin des aspects pratiques du séjour :

  • Combien de temps dure une workation, et comment répartissez-vous le temps entre travail et temps libre ?
  • Quels accords valent pour les moments d’équipe, et lesquels pour la journée de travail individuelle ?
  • Qui est l’interlocuteur en cas de problème ?

Évaluer et ajuster

Demandez après chaque workation ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Une politique qui n’a pas été ajustée depuis un an ne correspond souvent plus à la pratique. Inscrivez une courte évaluation à l’agenda.

Organiser une workation d’équipe

Vous organisez une workation d’équipe et cherchez un lieu qui allie travail et détente ? Parcourez les lieux sur BookWorkations ou lisez la page consacrée aux workations d’équipe.

Sources

Questions fréquentes

Une workation doit-elle toujours être validée à l’avance ?

C’est à vous d’en décider et de le consigner. De nombreuses organisations demandent une validation, surtout pour un séjour plus long ou dans un autre pays. Rendez la procédure claire, afin que chacun sache ce que l’on attend de lui.

Combien de temps un collaborateur peut-il travailler depuis l’étranger ?

Votre politique fixe le maximum pour l’organisation. Les impôts, la sécurité sociale et, dans certains cas, les règles de visa ou de séjour jouent aussi un rôle. Ils dépendent du pays et de la situation, et cet article ne peut pas y répondre.

Qui est responsable du poste de travail ?

La politique doit le préciser : ce que fournit l’organisation et ce que le collaborateur prend en charge lui-même. En cas de doute, interrogez un conseiller en santé au travail ou l’inspection du travail néerlandaise (Arbeidsinspectie).

Que faire si un collègue souhaite travailler dans un autre pays ?

La question des impôts et de la sécurité sociale se pose alors immédiatement. Faites-y répondre à l’avance, et non après coup. Sans réponse, pas d’accord.