Arbeiten vor Ort: WLAN, Tagungsraum, Technik-Checkliste
· Von Redaktion BookWorkations
Ein paar Tage gemeinsam an einem anderen Ort zu arbeiten, klingt einfach: eine Gruppe, ein Raum, ein Tisch voller Laptops. In der Praxis geht der erste Vormittag oft damit drauf, eine Steckdosenleiste, ein Passwort und einen funktionierenden Bildschirm zu finden. Diese Checkliste zeigt, was Sie vorab klären: das Internet, die Räume, die Ausstattung und die Daten, mit denen Sie arbeiten. Gehen Sie sie gemeinsam mit der Person durch, die die Location bucht, und mit der Person, die sich um die Technik kümmert.
WLAN: Details erfragen, dann testen
Fast jede Location sagt, dass es WLAN gibt. Fragen Sie nach den Details, auf die es ankommt: wie viel Bandbreite geteilt wird, ob Gäste und Personal dasselbe Netz nutzen und ob das Signal in den Räumen stark ist, die Sie nutzen möchten, nicht nur in der Lobby. Wenn eine Location diese Fragen nicht beantworten kann, sagt Ihnen auch das etwas.
- Fragen Sie, wie viele Megabit pro Sekunde die Verbindung bietet und ob sie mit allen anderen Gästen geteilt wird.
- Bitten Sie um ein eigenes Netz für Ihre Gruppe, damit eine volle Lobby Ihre Videocalls nicht ausbremst.
- Legen Sie die Videocalls in den Raum mit dem besten Signal, nicht in den schönsten Raum.
- Nehmen Sie einen mobilen Hotspot als Backup mit und testen Sie ihn vor dem Termin.
- Legen Sie auf jeden Tisch eine Karte mit Netzwerkname und Passwort.
Tagungsräume und Arbeitsplätze
Ein Raum, der auf den Fotos gut aussieht, funktioniert nicht immer für eine Arbeitssitzung. Sehen Sie sich den Raum persönlich an oder bitten Sie um Fotos von einem gewöhnlichen Tag statt von einem gestylten.
- Ein Raum pro Arbeitsgruppe von sechs bis acht Personen, damit sich die Gruppen nicht gegenseitig übertönen.
- Tageslicht und frische Luft. In einem Raum ohne Fenster ist ein ganzer Arbeitstag schwer durchzuhalten.
- Tische und Stühle, die sich für Gruppenarbeit und Plenarsitzungen leicht umstellen lassen.
- Eine Wand, ein Flipchart oder ein Whiteboard, mit Stiften, die noch schreiben.
- Genug Steckdosen. Bringen Sie Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste mit und richten Sie einen klaren Platz zum Laden der Laptops ein.
- Achten Sie auf den Schall: Verstehen sich die Personen im Raum, auch wenn die Gruppe nebenan spricht?
Bildschirme, Ton und Kabel
Viele technische Probleme liegen an Kabeln und Adaptern, nicht an den Geräten selbst. Testen Sie den Aufbau im Raum, bevor die Gruppe eintrifft, und zwar mit dem Laptop der Person, die präsentiert.
- Klären Sie, welchen Bildschirm, welchen Beamer und welche Anschlüsse die Location hat (HDMI, USB-C, drahtlos), und bringen Sie die nötigen Adapter mit.
- Nutzen Sie für Calls mit einer Gruppe im Raum eine Freisprecheinrichtung oder ein Konferenzmikrofon. Das Mikrofon eines Laptops erfasst selten den ganzen Tisch.
- Halten Sie für Präsentationen einen Plan B bereit: einen zweiten Laptop, die Folien auf einem USB-Stick und die wichtigsten Folien auf Papier.
- Bitten Sie die Location um eine Ansprechperson für die Technik am Tag selbst, oder bestimmen Sie jemanden in Ihrem Team, der den Aufbau kennt.
Laptops, Konten und Dokumente
Arbeiten vor Ort bedeutet, dass die Teilnehmenden andere Netze und andere Geräte nutzen. Sorgen Sie dafür, dass alle vor der Abreise auf die benötigten Tools zugreifen können.
- Bitten Sie alle Teilnehmenden, Laptop, Ladegerät und die Kabel mitzubringen, die sie üblicherweise nutzen. Teilen Sie der Gruppe dazu eine kurze Liste mit.
- Prüfen Sie, ob sich alle bei den nötigen Systemen anmelden können, auch über VPN und außerhalb des Büros.
- Legen Sie gemeinsame Dokumente in einem Ordner oder einem Cloud-Speicher ab, der auch offline funktioniert.
- Bestimmen Sie pro Sitzung eine Person für das Protokoll und lassen Sie die Notizen noch am selben Tag im gemeinsamen Ordner speichern.
- Sichern Sie die wichtigsten Dateien vor der Abreise.
Datenschutz und Sicherheit
Die DSGVO gilt für die personenbezogenen Daten, die Ihre Organisation verarbeitet, egal wo die Arbeit stattfindet. Sie verlangt außerdem einen angemessenen Schutz vor unbefugtem Zugriff und vor versehentlichem Verlust. Überlegen Sie daher, was Sie auf dem Bildschirm zeigen und was Sie liegen lassen.
- Lassen Sie private Geräte im Gästenetz arbeiten und Firmengeräte im Firmennetz.
- Lassen Sie Laptops und Unterlagen in gemeinsam genutzten Räumen nicht unbeaufsichtigt, auch nicht in der Pause.
- Zeigen Sie keine personenbezogenen Daten auf einem gemeinsamen Bildschirm. Nutzen Sie in Präsentationen anonymisierte Beispiele.
- Melden Sie sich an gemeinsam genutzten Computern ab und sperren Sie Ihren eigenen Laptop, wenn Sie weggehen.
Der Tag davor
Eine kurze Kontrolle am Vorabend erspart Ihnen den größten Teil des Vormittags. Gehen Sie diese Punkte mit der Person durch, die sich um die Technik kümmert:
- Liegt das WLAN-Passwort auf dem Tisch, und kommt der erste Call zustande?
- Wird die Präsentation auf dem Bildschirm im Raum angezeigt?
- Sind Kabel, Adapter und Ladegeräte in einer Tasche?
- Weiß jeder, wo das Backup liegt, falls die Hauptverbindung ausfällt?
Eine Location auswählen
Fragen Sie jede Location auf Ihrer Merkliste nach den Punkten dieser Checkliste und vergleichen Sie die Antworten, nicht nur den Preis. Die Übersicht der Locations auf BookWorkations ist ein guter Startpunkt.