Travailler sur place : wifi, salle de réunion et technique
· Par La rédaction de BookWorkations
Travailler ensemble quelques jours dans un autre lieu paraît simple : un groupe, une salle, une table couverte d’ordinateurs portables. En pratique, la première matinée passe souvent à chercher une multiprise, un mot de passe et un écran qui fonctionne. Cette checklist récapitule ce qu’il faut régler à l’avance : la connexion internet, les salles, le matériel et les données que vous traitez. Parcourez-la avec la personne qui réserve le lieu et celle qui s’occupe de la technique.
Wifi : demandez les détails, puis testez
Presque tous les lieux affirment proposer du wifi. Demandez les détails qui comptent : quelle bande passante est partagée, si les clients et le personnel utilisent le même réseau, et si le signal est bon dans les salles que vous comptez utiliser, pas seulement dans le hall. Un lieu qui ne sait pas répondre à ces questions vous en dit déjà long.
- Demandez combien de mégabits par seconde la connexion offre, et si elle est partagée avec tous les autres clients.
- Demandez un réseau séparé pour votre groupe, afin qu’un hall très fréquenté ne ralentisse pas vos appels vidéo.
- Prévoyez les appels vidéo dans la salle où le signal est le meilleur, pas dans la plus belle.
- Apportez un point d’accès mobile en secours et testez-le avant le jour J.
- Placez sur chaque table une carte avec le nom du réseau et le mot de passe.
Salles de réunion et postes de travail
Une salle qui rend bien en photo ne convient pas toujours à une séance de travail. Visitez-la en personne, ou demandez des photos prises un jour ordinaire plutôt que mises en scène.
- Une salle par groupe de travail de six à huit personnes, pour que les groupes ne se couvrent pas la voix.
- De la lumière du jour et de l’air frais. Une salle sans fenêtre est difficile à supporter toute une journée.
- Des tables et des chaises faciles à déplacer pour le travail en groupe et les séances plénières.
- Un mur, un paperboard ou un tableau blanc, avec des feutres qui écrivent encore.
- Assez de prises électriques. Apportez des rallonges et une multiprise, et prévoyez un endroit bien identifié pour recharger les ordinateurs.
- Vérifiez l’acoustique : s’entend-on dans la salle quand le groupe voisin parle ?
Écrans, son et câbles
Beaucoup de problèmes techniques viennent des câbles et des adaptateurs, pas du matériel lui-même. Testez l’installation dans la salle avant l’arrivée du groupe, avec l’ordinateur de la personne qui présente.
- Renseignez-vous sur l’écran, le vidéoprojecteur et les connexions du lieu (HDMI, USB-C, sans fil) et apportez les adaptateurs nécessaires.
- Utilisez un haut-parleur de conférence ou un microphone de conférence pour les appels avec un groupe dans la salle. Le microphone d’un ordinateur capte rarement toute la table.
- Prévoyez un plan B pour les présentations : un deuxième ordinateur, les diapositives sur une clé USB et les diapositives essentielles sur papier.
- Demandez au lieu un interlocuteur technique le jour même, ou désignez dans votre équipe quelqu’un qui connaît l’installation.
Ordinateurs, comptes et documents
Travailler sur place signifie que chacun utilise d’autres réseaux et d’autres appareils. Veillez à ce que tout le monde puisse accéder aux outils nécessaires avant le départ.
- Demandez à chaque participant d’apporter son ordinateur, son chargeur et les câbles qu’il utilise habituellement. Partagez une courte liste avec le groupe.
- Vérifiez que chacun peut se connecter aux systèmes nécessaires, y compris par VPN et en dehors du bureau.
- Placez les documents partagés dans un seul dossier ou un seul espace cloud, qui fonctionne aussi hors ligne.
- Désignez une personne par séance pour prendre les notes, et faites enregistrer ces notes dans le dossier partagé le jour même.
- Sauvegardez les fichiers les plus importants avant de partir.
Confidentialité et sécurité
Le RGPD s’applique aux données personnelles que traite votre organisation, quel que soit l’endroit où le travail a lieu. Il exige aussi une protection adaptée contre l’accès non autorisé et la perte accidentelle. Réfléchissez donc à ce que vous affichez à l’écran et à ce que vous laissez traîner.
- Faites utiliser le réseau invités aux appareils personnels et gardez les appareils de l’entreprise sur le réseau de l’entreprise.
- Ne laissez pas d’ordinateurs ni de documents sans surveillance dans les salles partagées, pas même pendant la pause.
- N’affichez pas de données personnelles sur un écran partagé. Utilisez des exemples anonymisés dans les présentations.
- Déconnectez-vous des ordinateurs partagés et verrouillez votre propre ordinateur quand vous vous absentez.
La veille
Un court contrôle la veille au soir fait gagner l’essentiel de la matinée. Passez ces points en revue avec la personne qui s’occupe de la technique :
- Le mot de passe du wifi est-il sur la table, et le premier appel aboutit-il ?
- La présentation s’affiche-t-elle sur l’écran de la salle ?
- Les câbles, les adaptateurs et les chargeurs sont-ils dans un seul sac ?
- Chacun sait-il où se trouve la sauvegarde si la connexion principale tombe ?
Choisir un lieu
Posez à chaque lieu de votre sélection les questions de cette checklist et comparez les réponses, pas seulement le prix. L’aperçu des lieux sur BookWorkations est un bon point de départ.