Remote-Team zusammenbringen: wie oft, wie lange?

Warum persönliche Treffen für Remote-Teams besonders zählen

Im Büro entstehen Beziehungen in kleinen Momenten: ein Gespräch auf dem Weg zur Küche, eine Frage quer über den Tisch. Beim Remote-Arbeiten fallen die meisten dieser Momente weg, deshalb muss der Kontakt geplant werden. Ein persönliches Treffen erleichtert es, Vertrauen aufzubauen. Auch Themen, die sich im Videocall schwer ansprechen lassen, kommen leichter zur Sprache. Danach fallen Entscheidungen oft schneller.

Persönliche Treffen ersetzen gute Online-Routinen nicht. Sie wirken am besten als Ergänzung: Der Online-Rhythmus hält die Arbeit in Bewegung, und die Treffen vor Ort geben den Menschen die Gelegenheit, sich wirklich kennenzulernen.

Ein Rhythmus für den Anfang

Eine feste Norm gibt es nicht, aber dieser gestufte Rhythmus ist ein guter Ausgangspunkt. Passen Sie die Häufigkeit an, sobald Sie sehen, was Ihr Team braucht.

• Wöchentlich: ein kurzer Online-Check-in von 15 bis 30 Minuten, mit Fokus auf Arbeit und Menschen. Schließen Sie mit einer leichten Frage ab, zum Beispiel: Worüber haben Sie diese Woche gelacht?
• Monatlich: eine Online-Stunde mit Raum für ein gemeinsames Thema oder eine kurze Geschichte von jemandem aus dem Team.
• Vierteljährlich oder zweimal im Jahr: ein Treffen vor Ort von einem halben oder ganzen Tag, mit einem klaren Ziel und einem gemeinsamen Mittag- oder Abendessen.
• Jährlich: ein längeres Treffen von zwei bis drei Tagen mit Übernachtung, für Strategie und zum Aufbau von Vertrauen.

Wie lange sollte ein Treffen vor Ort dauern?

Ein halber Tag reicht für eine einzelne Frage oder um neue Teammitglieder kennenzulernen. Ein ganzer Tag bietet Raum für echte Arbeit und eine gemeinsame Mahlzeit. Zwei oder drei Tage mit Übernachtung sind sinnvoll, wenn Sie außerdem Vertrauen aufbauen und an der Strategie arbeiten möchten.

Rechnen Sie die Reisezeit mit ein. Ein Treffen von einem halben Tag, das jede Person mehrere Stunden Anreise kostet, fühlt sich selten lohnend an. Wählen Sie, wo möglich, eine Location, die für die meisten gut erreichbar ist. Wechseln Sie den Ort ab, damit die Reise nicht immer dieselben Personen belastet.

Was Sie bei einem Treffen vor Ort einplanen

Ein brauchbarer Aufbau für ein Treffen von einem oder mehreren Tagen:

• Eröffnung: das Ziel des Treffens und was das Team mitnehmen soll.
• Arbeit: eine oder zwei Sessions zu Entscheidungen oder Plänen, mit klar benannten Verantwortlichen.
• Verbindung: eine Aktivität oder ein gemeinsames Essen, das den Menschen einen Anlass gibt, über etwas anderes als Arbeit zu sprechen.
• Abschluss: Vereinbarungen, Verantwortliche und das Datum des nächsten Treffens, damit die Energie auf der Heimreise nicht verpufft.

Raum lassen für alle, die nicht kommen können

Nicht jede Person kann an jedem Treffen teilnehmen. Manche haben Betreuungsaufgaben, gesundheitliche Gründe oder eine lange Anreise, andere wohnen schlicht weit weg. Fragen Sie nicht nach Gründen. Eine Absage muss nicht begründet werden.

Bieten Sie, wo möglich, eine hybride Teilnahme an, mit einer klaren Möglichkeit für Remote-Teilnehmende, dabei zu sein und sich einzubringen. Teilen Sie anschließend Notizen und Entscheidungen, damit alle denselben Informationsstand haben. Legen Sie die Treffen auf Zeiten, die auch für Menschen mit Kindern oder anderen Verpflichtungen machbar sind.

Eine Location, die zum Team passt

Suchen Sie für ein Treffen von zwei oder drei Tagen eine Location mit einem Raum für Gruppenarbeit, genügend Schlafzimmern und einem Platz für ein gemeinsames Essen. Auf BookWorkations finden Sie Locations für Teams. Die Seiten zur Team-Workation und zur Klausurtagung zeigen, wie solche Treffen aussehen können.