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Réunir une équipe à distance : à quelle fréquence ?

· Par La rédaction de BookWorkations

Un ordinateur portable argenté sur une table en bois, avec une bibliothèque à l’arrière-plan
Photo : www.Pixel.la Free Stock Photos · CC0

Une équipe qui travaille surtout à distance ne se rassemble pas d’elle-même. Il n’y a pas de machine à café où s’attarder, ni de déjeuner où quelqu’un pose une question en passant. Pourtant, de nombreuses équipes gagnent à se rencontrer en personne. À quelle fréquence, et pour combien de temps ? Cela dépend de l’équipe. Vous trouverez ci-dessous un rythme réaliste, à adapter à votre équipe.

Pourquoi les rencontres en personne comptent davantage pour une équipe à distance

Au bureau, les relations se nouent dans de petits moments : une discussion en allant à la cuisine, une question posée en travers de la table. Le travail à distance supprime la plupart de ces moments, il faut donc planifier le contact. Se retrouver en personne facilite la construction de la confiance et permet d’aborder des sujets difficiles à évoquer en visioconférence. Les décisions se prennent aussi plus vite ensuite.

Les rencontres en personne ne remplacent pas de bonnes routines en ligne. Elles fonctionnent mieux en complément : le rythme en ligne fait avancer le travail, et les rencontres sur place donnent à chacun l’occasion de vraiment se connaître.

Un rythme pour commencer

Il n’existe pas de norme fixe, mais ce rythme par paliers est un bon point de départ. Ajustez la fréquence dès que vous voyez ce dont votre équipe a besoin.

  • Chaque semaine : un court point en ligne de 15 à 30 minutes, centré sur le travail et sur les personnes. Terminez par une question légère, par exemple ce qui vous a fait rire cette semaine.
  • Chaque mois : une heure en ligne avec de la place pour un sujet commun, ou un court récit d’un membre de l’équipe.
  • Chaque trimestre, ou deux fois par an : une rencontre sur place d’une demi-journée ou d’une journée, avec un objectif clair et un déjeuner ou un dîner en commun.
  • Chaque année : un rassemblement plus long, de deux à trois jours, avec nuit sur place, pour la stratégie et pour renforcer la confiance.

Combien de temps doit durer une rencontre sur place ?

Une demi-journée suffit pour une seule question ou pour faire connaissance avec de nouveaux collègues. Une journée entière laisse la place à un vrai travail et à un repas en commun. Deux ou trois jours, avec une nuit sur place, ont du sens si vous voulez aussi renforcer la confiance et travailler sur la stratégie.

Comptez aussi le temps de trajet. Une rencontre d’une demi-journée qui coûte plusieurs heures de déplacement à chaque participant paraît rarement valoir la peine. Dans la mesure du possible, choisissez un lieu raisonnablement proche pour la plupart des participants, et changez de lieu d’une fois à l’autre, afin que le trajet ne pèse pas toujours sur les mêmes personnes.

Que prévoir pendant une rencontre sur place ?

Une trame utile pour une rencontre d’un ou de plusieurs jours :

  • Ouverture : l’objectif de la rencontre et ce que l’équipe doit en retenir.
  • Travail : une ou deux sessions sur des décisions ou des plans, avec des responsables clairement désignés.
  • Lien : une activité ou un repas en commun qui donne aux gens une raison de parler d’autre chose que du travail.
  • Clôture : les accords, les responsables et la date de la prochaine rencontre, pour que l’énergie ne retombe pas sur le chemin du retour.

Laisser de la place à celles et ceux qui ne peuvent pas venir

Tout le monde ne peut pas participer à chaque rencontre. Certains ont des responsabilités familiales, des raisons de santé ou un long trajet, d’autres habitent simplement loin. Ne demandez pas de justification. Un refus n’a pas à être motivé.

Proposez une option hybride lorsque c’est possible, avec un moyen clair pour les participants à distance de se joindre à la rencontre et de prendre la parole. Partagez ensuite les notes et les décisions, afin que chacun dispose des mêmes informations. Planifiez les rencontres à des horaires raisonnables pour les personnes qui ont des enfants ou d’autres engagements.

Un lieu qui convient à l’équipe

Pour une rencontre de deux ou trois jours, cherchez un lieu avec une salle pour le travail en groupe, assez de chambres et un espace pour un repas en commun. Sur BookWorkations, vous trouvez des lieux pour les équipes, et les pages sur la workation d’équipe et le séminaire résidentiel d’entreprise décrivent à quoi ressemblent ces rencontres.

Questions fréquentes

À quelle fréquence une équipe à distance doit-elle se voir en personne ?

Il n’existe pas de norme fixe. Commencez par une rencontre sur place par an et ajoutez-en une ou deux plus courtes si l’équipe en a besoin. Après quelques mois, vérifiez si le rythme convient à l’équipe et au budget.

Que faire si tout le monde ne peut pas se déplacer ?

Rendez la rencontre hybride lorsque c’est possible et demandez qui peut venir, sans demander de justification. Changez de lieu d’une fois à l’autre, afin que le déplacement ne soit pas toujours pénible pour les mêmes personnes.

Une journée d’équipe en ligne est-elle une bonne alternative ?

Pour des séances de travail, souvent oui. Pour la confiance, moins. Une session en ligne convient bien à un sujet commun ou à un court tour de table. Pour faire vraiment connaissance et profiter de moments informels, se retrouver sur place aide généralement davantage.

Comment garder une rencontre sur place abordable ?

Choisissez un lieu en dehors des périodes les plus chargées, prévoyez une journée plus calme et demandez à chaque lieu un prix par personne. Un programme plus court avec moins de nuits peut limiter les coûts.