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Was kostet ein Team-Offsite pro Person?

· Von Redaktion BookWorkations

Eine Tabelle mit Kostenposten, Beträgen und Summen in Spalten
Foto: Smallbones · CC0

Fast jede Organisatorin und jeder Organisator fragt zuerst: „Was kostet das pro Person?“ Die ehrliche Antwort ist selten eine einzelne Zahl. Sie hängt von der Dauer, der Location, der Gruppengröße und dem Programm ab. Dieser Artikel zeigt, welche Kostenpunkte Sie einplanen, wie Sie sie schätzen und wie eine einfache Formel den Betrag pro Person ergibt. Die Beträge im Beispiel sind erfunden, damit die Rechnung nachvollziehbar wird. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Angebote.

Die Kostenpunkte im Überblick

Ein Offsite hat mehr Kostenpunkte als nur den Preis der Location. Berücksichtigen Sie alle sechs, auch die, die Sie erst später sehen:

  • Unterkunft: Übernachtungen und der Raum für die Sessions.
  • Essen und Trinken: Frühstück, Mittagessen, Abendessen und der Kaffee zwischendurch.
  • Anreise: Bahn, Bus, ein gemieteter Kleinbus und Parkplätze.
  • Programm und Moderation: die Moderation, Workshops und Aktivitäten.
  • Technik und Material: Beamer, Ton, Druckarbeiten und Schreibwaren.
  • Reserve: ein Puffer für das, was Sie vergessen oder was teurer ausfällt.

So holen Sie vergleichbare Angebote ein

Angebote lassen sich nur dann gut vergleichen, wenn sie auf denselben Bedingungen beruhen. Bitten Sie jede Location um einen Preis für dieselbe Personenzahl, dieselben Tage und dasselbe Programm.

  • Fragen Sie, ob der Preis pro Person, pro Gruppe oder pro Nacht angegeben ist.
  • Fragen Sie, ob Raummiete, Technik und Verpflegung einzeln aufgeführt sind oder in einem Paket stecken.
  • Fragen Sie, ob Steuern, Servicegebühren und eine eventuelle Kurtaxe oder Tourismusabgabe im Preis enthalten sind. Das ist je nach Location und Gemeinde verschieden.
  • Planen Sie in Ihrem Budget zum Beispiel zehn Prozent Puffer für die Dinge ein, die Sie vergessen.

Fixe und variable Kosten

Manche Kosten wachsen mit der Personenzahl, etwa Essen und Übernachtungen. Andere bleiben gleich, etwa der Raum oder die Moderation. Fixe Kosten fallen pro Person in einer kleinen Gruppe am stärksten ins Gewicht und in einer großen am wenigsten. Deshalb macht die Gruppengröße einen so großen Unterschied beim Preis pro Person.

Ein Rechenbeispiel

Die Formel ist einfach:

  • Kosten pro Person = variable Kosten pro Person + (fixe Kosten ÷ Anzahl der Teilnehmenden)

Die Berechnung für zwanzig Teilnehmende

Das Beispiel geht von zwanzig Teilnehmenden, zwei Tagen und einer Nacht aus. Alle Beträge sind Beispiele, keine Preise:

  • Unterkunft (Annahme: 80 € pro Nacht, zwei Nächte): 2 × 80 € = 160 € pro Person.
  • Essen und Trinken (Annahme: 90 € pro Person und Tag, zwei Tage): 2 × 90 € = 180 € pro Person.
  • Anreise (Annahme: 1.000 € für die Gruppe): 1.000 € ÷ 20 = 50 € pro Person.
  • Raum und Technik (Annahme: 1.500 €): fixe Kosten.
  • Moderation und Programm (Annahme: 2.000 €): fixe Kosten.

Das Ergebnis

Im Beispiel betragen die variablen Kosten 160 € + 180 € + 50 € = 390 € pro Person. Die fixen Kosten betragen 1.500 € + 2.000 € = 3.500 €, das sind 3.500 € ÷ 20 = 175 € pro Person. Zusammen ergibt das im Beispiel 565 € pro Person. Mit einem Puffer von zehn Prozent sind es 621,50 €.

Was ändert sich, wenn im selben Beispiel dreißig Personen kommen? Die variablen Kosten bleiben bei 390 € pro Person, aber die fixen Kosten sinken auf 3.500 € ÷ 30 = 117 € pro Person. Die Summe liegt dann bei etwa 507 € pro Person ohne Puffer, mit zehn Prozent Puffer bei etwa 557 €. Dasselbe Programm kostet pro Person weniger, wenn die Gruppe größer ist, weil sich mehr Personen die fixen Kosten teilen.

Schauen Sie danach auf die Posten, die Sie noch beeinflussen können. Eine andere Location oder ein kürzeres Mittagessen verändert die Summe schneller als der größte Posten in einem einzelnen Angebot.

Wo Sie sparen können, ohne das Ziel zu gefährden

Einsparungen, die den Zweck des Tages nicht berühren, finden Sie am leichtesten:

  • Wählen Sie einen Zeitraum außerhalb der Hauptsaison, wenn Ihr Kalender das zulässt.
  • Planen Sie einen gemeinsamen Anreisezeitpunkt für die ganze Gruppe statt einzelner Reisen.
  • Fragen Sie, ob eine Location, die Sie schon kennen, bei Technik und Verpflegung helfen kann.
  • Legen Sie vorab fest, was das Programm leisten soll. Ein Offsite ohne klares Ziel überschreitet das Budget erfahrungsgemäß leicht.

Eine Location finden

Sie suchen eine Location, die zu Ihrer Personenzahl und Ihrem Budget passt? Sehen Sie sich die Locations auf BookWorkations an. Auf den Offsite-Seiten finden Sie das Format, das zu Ihrem Ziel passt.

Häufige Fragen

Welcher Betrag pro Person ist realistisch?

Das hängt von der Dauer, der Location, der Gruppengröße und dem Programm ab. Ohne diese Angaben kann niemand eine sinnvolle Zahl nennen. Holen Sie drei Angebote auf derselben Grundlage ein und rechnen Sie sie mit der obigen Formel durch.

Ist ein Offsite immer teurer als ein Klausurtag?

Meistens ja, wegen der Übernachtung und der zusätzlichen Mahlzeiten. Bei einer kleinen Gruppe kann ein Klausurtag in einem teuren Raum pro Person trotzdem hoch ausfallen. Rechnen Sie deshalb immer pro Person.

Plane ich die Gesamtsumme oder den Preis pro Person?

Planen Sie die Gesamtsumme und teilen Sie sie anschließend durch die Anzahl der Teilnehmenden. Halten Sie fixe und variable Kosten getrennt. So sehen Sie sofort, was sich ändert, wenn jemand dazukommt oder absagt.

Zahlen Teilnehmende selbst etwas dazu?

Das entscheiden Sie vorab. Legen Sie klar fest, was das Unternehmen zahlt und was die Teilnehmenden selbst zahlen, etwa Getränke oder eine zusätzliche Nacht.