Wat kost een teamoffsite per persoon?
· Door Redactie BookWorkations
De vraag 'wat kost het per persoon?' is de eerste die bijna elke organisator stelt, en het antwoord is zelden één getal. Het hangt af van de duur, de locatie, het aantal mensen en het programma. Dit artikel laat zien welke kostenposten je meeneemt, hoe je ze schat en hoe een eenvoudige formule het bedrag per persoon geeft. De bedragen in het voorbeeld zijn verzonnen om het rekenen duidelijk te maken. Vervang ze door je eigen offertes.
De kostenposten op een rij
Een offsite heeft meer kostenposten dan alleen de prijs van de locatie. Neem alle zes mee, ook de posten die je pas later ziet:
- Accommodatie: overnachtingen en de ruimte voor de sessies.
- Eten en drinken: ontbijt, lunch, diner en de koffie tussendoor.
- Vervoer: trein, bus, een busje en parkeren.
- Programma en begeleiding: de facilitator, workshops en activiteiten.
- Techniek en materiaal: beamer, geluid, printwerk en schrijfwaren.
- Onvoorzien: een buffer voor wat je vergeet of wat duurder uitvalt.
Zo vraag je offertes goed op
Offertes zijn pas goed te vergelijken als ze op dezelfde voorwaarden zijn gebaseerd. Vraag elke locatie daarom om een prijs voor hetzelfde aantal mensen, dezelfde dagen en hetzelfde programma.
- Vraag of de prijs per persoon, per groep of per nacht is opgegeven.
- Vraag of zaalhuur, techniek en catering apart staan of in één pakket zitten.
- Vraag of belastingen, servicekosten en eventuele toeristenbelasting in de prijs zitten. Dat verschilt per locatie en per gemeente.
- Reken bijvoorbeeld tien procent buffer in je begroting, voor de dingen die je vergeet.
Vaste en variabele kosten
Sommige kosten groeien mee met het aantal mensen, zoals eten en overnachtingen. Andere blijven gelijk, zoals de zaal of de begeleiding. Vaste kosten wegen per persoon het zwaarst in een kleine groep en het lichtst in een grote. Daarom maakt de groepsgrootte zoveel uit voor de prijs per persoon.
Een rekenvoorbeeld
De formule is eenvoudig:
- Kosten per persoon = variabele kosten per persoon + (vaste kosten ÷ aantal deelnemers)
De berekening voor twintig deelnemers
Het voorbeeld gaat uit van twintig deelnemers, twee dagen en één nacht. Alle bedragen zijn voorbeelden, geen tarieven:
- Accommodatie (stel: €80 per nacht, twee nachten): 2 × €80 = €160 per persoon.
- Eten en drinken (stel: €90 per persoon per dag, twee dagen): 2 × €90 = €180 per persoon.
- Vervoer (stel: €1.000 voor de groep): €1.000 ÷ 20 = €50 per persoon.
- Zaal en techniek (stel: €1.500): vaste kosten.
- Begeleiding en programma (stel: €2.000): vaste kosten.
De uitkomst
De variabele kosten komen op €160 + €180 + €50 = €390 per persoon. De vaste kosten zijn €1.500 + €2.000 = €3.500, en dat is €3.500 ÷ 20 = €175 per persoon. Samen is dat €565 per persoon. Met een buffer van tien procent wordt het €621,50.
En als er dertig mensen komen? Dan blijven de variabele kosten €390 per persoon, maar dalen de vaste kosten naar €3.500 ÷ 30 = €117 per persoon. Het totaal is dan ongeveer €507 per persoon, zonder buffer, of ongeveer €557 met een buffer van tien procent. Hetzelfde programma kost per persoon dus merkbaar minder bij een grotere groep, omdat meer mensen de vaste kosten delen.
Kijk daarna naar de posten die je zelf kunt bijsturen. Een andere locatie of een kortere lunch verandert het totaal sneller dan de grootste post in één offerte.
Waar je kunt besparen zonder het doel te raken
Besparingen die het doel van de dag niet raken, zijn het makkelijkst te vinden:
- Kies een periode buiten het hoogseizoen, als je agenda dat toelaat.
- Plan één reismoment voor de hele groep in plaats van losse reizen.
- Vraag of een locatie die je al kent kan helpen met techniek en catering.
- Bepaal vooraf wat het programma moet opleveren. Een offsite zonder duidelijk doel loopt vaak uit de pas met het budget.
Een locatie vinden
Zoek je een locatie die bij je aantal mensen en je budget past? Bekijk de locaties op BookWorkations, en kijk op de offsite-pagina's welke opzet bij jullie doel past.