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Klausurtag organisieren: Ziel, Agenda und Tipps

· Von Redaktion BookWorkations

Ein leeres Whiteboard mit drei Stiften und einem Schwamm am unteren Rand
Foto: Sprinno · CC0

Ein Klausurtag, auf Niederländisch „heidag“, ist ein Tag außerhalb des Alltags, an dem sich ein Team einigen Fragen widmet, die es in den normalen Besprechungen nicht klären kann. Dieser Artikel erklärt, was einen Klausurtag gelingen lässt, wie Sie sein Ziel festlegen und wie eine Beispiel-Agenda aussehen kann. Nutzen Sie ihn als Ausgangspunkt und passen Sie ihn an Ihr Team an.

Was ist ein Klausurtag?

Ein Klausurtag ist ein einzelner Tag, an dem ein Team abseits der üblichen Besprechungen und des Posteingangs an einigen klaren Fragen arbeitet. Er ist kein geselliger Ausflug, auch wenn es Raum für Austausch gibt. Seine Stärke ist die Zeit: Es bleibt genug Raum, um nachzudenken, zu diskutieren und Dinge zu entscheiden, die immer wieder verschoben werden.

Ein Klausurtag funktioniert am besten mit einem klaren Zweck. Ein Tag, der Strategie, Planung, einen neuen Prozess und Teambuilding auf einmal abdecken will, lässt meist alles halb fertig zurück.

Legen Sie zuerst das Ziel fest

Bevor Sie ein Datum oder eine Location wählen, schreiben Sie auf, was das Team am Ende des Tages haben soll. Ein nützlicher Test: Welche Frage würde Sie ärgern, wenn sie auch nächsten Monat noch diskutiert wird? Beantworten Sie dann drei Fragen:

  • Welche Entscheidung oder welches Ergebnis muss am Ende des Tages vorliegen?
  • Welche Fragen können bis zu einer späteren Besprechung warten?
  • Wer muss im Raum sein, um zu entscheiden, und wer muss nur im Nachhinein informiert werden?

Eine Beispiel-Agenda für einen Tag

Dies ist ein Beispiel für ein Team von etwa 10 bis 15 Personen mit einer Hauptfrage. Passen Sie Zeiten und Blöcke an Ihr Ziel an und planen Sie Pausen ein: Ein Tag ohne Pausen ermüdet die Menschen, noch bevor der Nachmittag beginnt.

  • 09:30 Ankunft, Kaffee und eine kurze Vorstellungsrunde
  • 10:00 Eröffnung: das Ziel des Tages und was wir entscheiden wollen
  • 10:20 Kurze Runde: Was beschäftigt jede Person?
  • 11:00 Arbeitssession 1: Optionen sammeln und Prioritäten wählen
  • 12:30 Mittagessen, mit Raum für informelle Gespräche
  • 13:30 Arbeitssession 2: einen Plan für die wichtigsten Prioritäten erstellen
  • 15:00 Pause
  • 15:20 Vorstellung des Plans und Rückmeldungen der Gruppe
  • 16:15 Abschluss: Verantwortliche, Termine und das nächste Treffen vereinbaren
  • 16:30 Ende des Tages

Praktische Tipps

Kleine Details entscheiden, wie sich der Tag anfühlt. Diese Punkte vergisst man leicht:

  • Wählen Sie eine Location mit einem eigenen Gruppenraum und nicht nur einem großen Saal, damit kleine Gruppen sprechen können, ohne einander zu stören.
  • Bestimmen Sie eine Person, die den Tag leitet, und eine, die Notizen macht, damit sich die Moderation auf die Diskussion konzentrieren kann.
  • Teilen Sie Ziel und Agenda mindestens eine Woche vorher mit, damit sich alle mit Fragen und Beiträgen vorbereiten können.
  • Fragen Sie vorab nach Essens- und Getränkewünschen und beschränken Sie diese Angaben auf das, was der Caterer braucht.
  • Halten Sie am Nachmittag ein oder zwei Zeitfenster für Fragen frei, die im Lauf des Tages aufkommen.
  • Halten Sie die Ergebnisse fest, bevor alle nach Hause gehen, mit einer verantwortlichen Person und einem Termin für jede Maßnahme.

Nach dem Klausurtag

Planen Sie die Nachbereitung, bevor der Tag beginnt. Senden Sie innerhalb von zwei Werktagen einen kurzen Bericht mit den Entscheidungen, den offenen Fragen und den Verantwortlichen. Besprechen Sie den Fortschritt im nächsten regulären Meeting. Ohne Nachbereitung verblassen Vereinbarungen erfahrungsgemäß schnell.

Häufige Fragen

Wie lange sollte ein Klausurtag dauern?

Ein Klausurtag dauert meist einen ganzen Tag, zum Beispiel von 9:30 bis 16:30 Uhr mit Pausen. Für eine eng gefasste Frage kann eine halbtägige Session genügen. Ein Programm mit Übernachtung nähert sich eher einer Klausurtagung.

Muss ein Klausurtag außerhalb des Büros stattfinden?

Nein. Auch ein Büro kann funktionieren, wenn Sie die üblichen Unterbrechungen fernhalten. Eine Location außerhalb des Büros hilft den Menschen, aus der Routine auszusteigen, und lässt bei den Mahlzeiten Raum für informelle Gespräche.

Wie viele Personen sollten teilnehmen?

Eine Gruppe von etwa 8 bis 15 Personen lässt sich gut leiten, sowohl im Plenum als auch in Kleingruppen. Planen Sie bei einer größeren Gruppe Untergruppen und eine gemeinsame Schlussrunde ein, damit alle mindestens einmal zu Wort kommen.