Organiser une journée de réflexion : objectif et agenda
· Par La rédaction de BookWorkations
Une journée de réflexion d’équipe, appelée « heidag » en néerlandais, est une journée hors du quotidien, consacrée à quelques questions que l’équipe ne parvient pas à régler lors de ses réunions habituelles. Cet article explique ce qui fait fonctionner une telle journée, comment en fixer l’objectif et à quoi peut ressembler un exemple d’agenda. Servez-vous-en comme point de départ et adaptez-le à votre équipe.
Qu’est-ce qu’une journée de réflexion ?
Une journée de réflexion est une journée unique pendant laquelle une équipe travaille ensemble sur quelques questions précises, loin des réunions habituelles et de la boîte mail. Ce n’est pas une sortie conviviale, même s’il y a de la place pour les échanges. Sa force, c’est le temps : il y a assez d’espace pour réfléchir, discuter et décider de sujets sans cesse repoussés.
Une journée de réflexion fonctionne mieux avec un seul objectif clair. Une journée qui veut traiter à la fois la stratégie, la planification, un nouveau processus et la cohésion d’équipe laisse en général chaque sujet à moitié traité.
Fixez d’abord l’objectif
Avant de choisir une date ou un lieu, notez ce que l’équipe doit avoir obtenu à la fin de la journée. Un test utile : quelle question seriez-vous agacé de voir encore débattue le mois prochain ? Répondez ensuite à trois questions :
- Quelle décision ou quel résultat doit exister à la fin de la journée ?
- Quelles questions peuvent attendre une réunion ultérieure ?
- Qui doit être présent pour décider, et qui a seulement besoin d’être informé ensuite ?
Un exemple d’agenda pour une journée
Voici un exemple pour une équipe d’environ 10 à 15 personnes avec une question principale. Adaptez les horaires et les blocs à votre objectif, et gardez de la place pour les pauses : une journée sans pause fatigue les participants avant même le début de l’après-midi.
- 9 h 30 Accueil, café et un court tour de présentation
- 10 h 00 Ouverture : l’objectif de la journée et ce que nous allons décider
- 10 h 20 Tour de table rapide : qu’est-ce qui préoccupe chacun ?
- 11 h 00 Séance de travail 1 : lister les options et choisir les priorités
- 12 h 30 Déjeuner, avec de la place pour les échanges informels
- 13 h 30 Séance de travail 2 : élaborer un plan pour les principales priorités
- 15 h 00 Pause
- 15 h 20 Présentation du plan et retours du groupe
- 16 h 15 Clôture : convenir des responsables, des dates et de la prochaine réunion
- 16 h 30 Fin de la journée
Conseils pratiques
De petits détails décident de l’ambiance de la journée. Ces points sont faciles à oublier :
- Choisissez un lieu avec une salle séparée pour le travail en groupe, et pas seulement une grande salle, afin que de petits groupes puissent discuter sans se gêner.
- Désignez une personne pour mener la journée et une autre pour prendre des notes, afin que l’animateur puisse se concentrer sur la discussion.
- Communiquez l’objectif et l’agenda au moins une semaine à l’avance, pour que chacun puisse préparer questions et contributions.
- Demandez à l’avance les souhaits pour les repas et les boissons, et limitez ces informations à ce dont le traiteur a besoin.
- Gardez un ou deux créneaux libres l’après-midi pour les questions qui surgissent pendant la journée.
- Notez les résultats avant que tout le monde ne rentre chez soi, avec un responsable et une date pour chaque action.
Après la journée de réflexion
Planifiez le suivi avant le début de la journée. Envoyez un court compte rendu dans les deux jours ouvrés, avec les décisions, les questions ouvertes et les responsables. Faites le point sur l’avancement à la prochaine réunion régulière. Sans suivi, les accords s’estompent vite.