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Schloss mieten für eine Gruppe: Worauf Sie achten sollten

· Von Redaktion BookWorkations

Innenhof eines Schlosses
Foto: Michał Bulsa · CC0

Ein Schloss prägt die Erinnerung an ein Offsite: ein langes Abendessen in einer steinernen Halle, ein Spaziergang durch den Garten zwischen den Sitzungen, eine Terrasse am Abend. Alte Gebäude sind jedoch nicht für Besprechungen gebaut, und ein schönes Foto sagt wenig darüber, ob das WLAN bis in die Bibliothek reicht oder ob die Gruppe in die Räume passt. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie prüfen sollten, bevor Sie sich für ein Schloss entscheiden, und welche Fragen in Ihre Anfrage gehören.

Kapazität ist nicht dasselbe wie Schlafzimmer

Ein Schloss wird oft über die Zahl der Schlafzimmer beschrieben. Diese Zahl erzählt aber nur einen Teil der Geschichte. Eine Gruppe braucht für jede Person einen Sitzplatz im Speiseraum, einen weiteren Raum zum Arbeiten und für jede Person, die dort übernachtet, einen Schlafplatz. Diese Zahlen unterscheiden sich und ändern sich mit der Raumaufteilung.

  • Fragen Sie nach der maximalen Zahl der Schlafplätze und danach, ob dabei Einzelzimmer, Zweibettzimmer oder Mehrbettzimmer gezählt werden.
  • Fragen Sie, wie viele Personen zu einem Essen an Tischen, zu einem Stehempfang und zu einem Vortrag in Theaterbestuhlung Platz finden. Diese Zahlen liegen oft deutlich unter dem, was die Zahl der Schlafzimmer vermuten lässt.
  • Fragen Sie, ob alle Gäste im Hauptgebäude oder in separaten Nebengebäuden schlafen und wie weit diese auseinanderliegen.

Tagungsräume und Arbeitsräume

Der große Saal, der für eine Plenarsitzung ideal aussieht, kann ein schlechter Ort zum Arbeiten sein. Hall, Zugluft und wenig Tageslicht machen lange Sitzungen anstrengend. Prüfen Sie, ob die Location Folgendes bietet:

  • Mindestens einen eigenen Raum für die ganze Gruppe und zwei oder drei kleinere Gruppenräume.
  • Tageslicht, eine funktionierende Heizung und die Möglichkeit, den Raum für Präsentationen abzudunkeln.
  • Genug Steckdosen, Tische, auf denen Laptops Platz haben, und einen Bildschirm oder Beamer, den Sie ohne langen Aufbau nutzen können.

WLAN und Mobilfunkempfang

Dicke Steinmauern und abgelegene Lagen können die Verbindung unzuverlässig machen. Bitten Sie um eine Beschreibung der Internetverbindung, nicht nur um das Wort WLAN: wie viele Leitungen es gibt, ob die Verbindung mit den Gästen geteilt wird und ob sie die Tagungsräume und die Gärten abdeckt. Dicke Mauern können auch den Mobilfunkempfang blockieren. Fragen Sie deshalb, welches Netz im Gebäude gut funktioniert.

Wenn Ihre Arbeit von einer stabilen Verbindung abhängt, bitten Sie vor der Zusage um einen Test oder sorgen Sie für ein Backup, etwa einen mobilen Hotspot.

Verpflegung: Wer kocht, und was ist erlaubt

Viele Schlösser arbeiten mit einem festen Caterer, andere erlauben es, einen eigenen mitzubringen. Klären Sie das früh, denn es beeinflusst sowohl das Menü als auch das Budget. Fragen Sie, ob sich die Küche im Gebäude befindet, ob Sie einen eigenen Caterer mitbringen dürfen und wie der Speisesaal eingerichtet ist.

Geben Sie bei Ernährungswünschen nur weiter, was die Küche zur Zubereitung einer Mahlzeit braucht, zum Beispiel vegetarisch oder ohne Nüsse. Fragen Sie die Teilnehmenden in der Anfrage nicht nach medizinischen Angaben und beschränken Sie die Informationen, die Sie weitergeben, auf das, was der Caterer benötigt.

Exklusive Nutzung oder gemeinsam mit anderen Gästen

Manche Schlösser vermieten das ganze Anwesen an eine einzige Gruppe. Andere beherbergen mehrere Buchungen oder regelmäßige Veranstaltungen gleichzeitig. Fragen Sie, was „exklusive Nutzung“ umfasst: die Räume, das Gelände, den Pool oder Spa und den Parkplatz. Fragen Sie auch, ob an denselben Tagen andere Veranstaltungen, Führungen oder Hochzeiten stattfinden können.

Barrierefreiheit

Historische Gebäude haben oft enge Treppen, unebene Böden und Kieswege. Das erschwert den Zugang für Teilnehmende mit eingeschränkter Mobilität, aber auch für alle, die Gepäck oder Ausrüstung tragen. Stellen Sie konkrete Fragen, statt nur zu fragen, ob die Location „barrierefrei“ ist:

  • Gibt es einen Aufzug, und in welche Etagen fährt er?
  • Gibt es stufenlose Wege zwischen den Schlafzimmern, dem Speiseraum und den Tagungsräumen?
  • Wie viele barrierefreie Schlafzimmer und Toiletten gibt es, und in welcher Etage?
  • Wie weit ist der Parkplatz vom Eingang entfernt, und kann man jemanden nahe an der Tür absetzen?

Hausordnung

Jede Location hat Regeln, und manche sind für eine Gruppe wichtiger als andere. Bitten Sie vor der Unterschrift um die schriftliche Hausordnung. Typische Themen sind Ruhezeiten, Musik und verstärkter Ton, Rauchen, offenes Feuer, Haustiere und die Frage, ob Alkohol mitgebracht werden darf oder nur von der Location ausgeschenkt wird. Fragen Sie auch nach der Kaution, dem Umgang mit Schäden und danach, wann die Gruppe abreisen muss.

Die Fragen für Ihre Anfrage

Eine klare Anfrage bringt klarere Antworten. Senden Sie der Location die folgenden Angaben in einer Nachricht:

  • Das Datum, die Zahl der Schlafplätze und die Zahl der Personen, die nur tagsüber teilnehmen.
  • Die Raumaufteilung, die Sie für jede Sitzung brauchen, und die Zeiten, zu denen Sie jeden Raum benötigen.
  • Ihre Anforderungen an die Verpflegung, einschließlich der Frage, ob Sie einen eigenen Caterer möchten.
  • Ob Sie exklusive Nutzung brauchen und was diese beinhaltet.
  • Anforderungen an die Barrierefreiheit, in allgemeinen Worten beschrieben und ohne medizinische Angaben.
  • Die Bitte um die Hausordnung und die Stornobedingungen.

Vergleichen, bevor Sie entscheiden

Setzen Sie drei Schlösser auf Ihre Merkliste, stellen Sie allen dieselben Fragen und vergleichen Sie die Antworten in einer Tabelle. Besichtigen Sie die Location, wenn möglich, oder bitten Sie um einen Video-Rundgang durch die Räume, die Sie nutzen werden. Beginnen Sie Ihre Suche unter /venues. Wenn Sie noch eine Region suchen, listen die Regionsseiten zum Loiretal, zur Dordogne und zu Burgund die Locations der jeweiligen Gegend auf.

Häufige Fragen

Eignet sich ein Schloss für eine kleine Gruppe von zehn oder weniger Personen?

Ja, aber prüfen Sie, ob die Mindestbuchung das ganze Anwesen umfasst. Manche Schlösser vermieten nur an größere Gruppen. Ein kleines Team passt womöglich besser in ein kleineres Gutshaus oder ein Boutique-Hotel mit Tagungsraum.

Ist ein Schloss teurer als eine gewöhnliche Location?

Oft ja, aber der Preis allein sagt wenig. Vergleichen Sie, was enthalten ist: Übernachtung, Mahlzeiten, Tagungsräume, Ausstattung und die exklusive Nutzung des Geländes. Bitten Sie um ein schriftliches Angebot, das all das aufführt, damit Sie Gleiches mit Gleichem vergleichen.

Wer haftet für Schäden während des Aufenthalts?

Das regeln der Vertrag und die Hausordnung. Fragen Sie, wie die Kaution funktioniert, was als Schaden gilt und ob die Gruppe Schäden bei der Ankunft melden muss. Halten Sie die Kontaktdaten der Leitung der Location griffbereit.

Sollten wir das Schloss vor der Buchung besichtigen?

Wenn möglich, ja. Eine Besichtigung zeigt die Entfernungen zwischen den Räumen, den Zustand der Tagungsräume und den Weg vom Parkplatz. Ist eine Besichtigung nicht möglich, bitten Sie um einen detaillierten Grundriss und um Fotos von jedem Raum, den Sie nutzen werden.